So schreiben Sie Kondolenzbriefe stilvoll und nach modernen Etiketteregeln

Kaum ein Schreiben ist so schwierig wie ein Kondolenzschreiben. Entweder ist man so betroffen, dass schlicht die Worte fehlen, oder man kennt den Verstorbenen oder seine Familie zu wenig, um die passenden Worte zu finden.

Passiert Ihnen hier ein Fauxpas, ist das weit peinlicher als in der täglichen Korrespondenz. Es gehört viel Einfühlungsvermögen dazu, den richtigen Ton zu treffen, aber darüber hinaus müssen auch noch Etiketteregeln beachtet werden. Hier die wichtigsten Regeln und Formulierungen für Sie:

Das ABC moderner Kondolenzbriefe

  • Absender
    Für spätere Dankschreiben sollte auf dem Briefumschlag eine Absender- Anschrift stehen.
  • Adressat
    Bei engen Geschäftspartnern schicken Sie zwei Briefe – einen an die Geschäftsführung der Firma und einen an die Hinterbliebenen. War der Kontakt rein geschäftlich und wenig persönlich, reicht ein Brief an die Firma.
  • Anrede
    Bei rein geschäftlichen Kontakten schreiben Sie „Sehr geehrte/r Frau/Herr“. Bei engeren Beziehungen können Sie auch „Liebe Frau, lieber Herr“ schreiben.
  • Anschrift
    Schreiben Sie nicht „An das Trauerhaus“, das ist veraltet. Besser: „Frau oder Herrn Vorname Nachname“ und „Familie X“, wenn Sie die ganze Familie ansprechen wollen.
  • Betreff
    Ein konventioneller Betreff hat hier nichts zu suchen. Was geht: Sie setzen anstelle des Betreffs ein passendes Zitat.
    Beispiel: „Das schönste Denkmal, das ein Mensch bekommen kann, steht in den Herzen der Mitmenschen.“(Albert Schweizer)
  • Briefbogen
    Schreiben Sie auf weißem Firmenpapier, das Sie auch für Repräsentationszwecke einsetzen, also ohne die üblichen Firmendaten und Diktatzeichen. Schwarz gerändertes Papier ist dem Trauerhaus vorbehalten. Benutzen Sie keine vorgefertigten Beileidskarten – sie wirken lieblos.
  • PC oder Handschrift?
    Der Brief kann heute mit dem PC geschrieben werden, Anrede, Schlussformel und Unterschrift sollten aber möglichst handschriftlich vom Chef kommen. War die Beziehung zum Verstorbenen sehr eng und persönlich, sollte der ganze Brief per Hand verfasst werden. Legen Sie Ihrem Chef in diesem Fall einen Textvorschlag vor, an den er sich halten kann.
  • Unterschrift
    Unterschriftergänzungen wie ppa., i. V. oder i. A. unbedingt weglassen. Es unterschreibt der Chef – wenn sinnvoll, gemeinsam mit einem zweiten Unterzeichner. Die Stellenbezeichnung (zum Beispiel „Geschäftsführer“) kann gesetzt werden.
  • Versandart
    Beileidsbriefe müssen mit einer Briefmarke frankiert werden und dürfen auf keinen Fall durch die Frankiermaschine laufen oder per Fax verschickt werden. Achten Sie darauf, dass keine Sonderbriefmarken verwendet werden – kein guter Eindruck, wenn im Trauerhaus eine fröhliche Briefmarke auftaucht.

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Der schnell einsetzbare Kondolenzbrief

Versuchen Sie, sich kurz zu fassen. Benutzen Sie keine abgenutzten Floskeln wie zum Beispiel „aufrichtige Anteilnahme“, „in stillem Gedenken“ oder „Wir werden ihm ein ehrendes Andenken bewahren“.

Sehr geehrte Frau Münster,

wir haben vom Tod Ihres Mannes erfahren und sind tief betroffen. Wir haben Sie beide häufig zusammen erlebt – uns ist bewusst, wie schwer Sie der Verlust treffen muss.

Dass Ihr Mann nicht mehr da ist, ist auch für uns unfassbar. Jahrelang haben wir mit ihm zusammengearbeitet. Wir haben zusammen gelacht, aber auch gelitten, wenn wir vor einer scheinbar unlösbaren Aufgabe standen. Meistens war es dann Ihr Mann, der die rettende Idee hatte. Kreativität und Optimismus gehörten eben zu seinen Stärken.

Er war nicht nur Kollege, sondern auch ein Freund für uns – wir werden ihn sehr vermissen.

In aufrichtiger Verbundenheit

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Unsere 7 Top-Empfehlungen für stilvolle Kondolenzschreiben

  1. Kondolieren Sie mit einem Brief, nicht per Karte.
  2. Verwenden Sie nicht den normalen Geschäftsbogen, auf dem auch die Kontonummer aufgedruckt ist.
  3. Greifen Sie auf einen Bogen zurück, der für Repräsentationszwecke vorgesehen ist.
  4. Falls ein relativ neutrales geschäftliches Briefpapier nicht vorhanden ist, nehmen Sie stattdessen einen Briefbogen in einer dezenten Farbe, beispielsweise beige, oder einen weißen Bogen. Die Qualität des Papiers sollte besser sein als das Ihres Kopierpapiers.
  5. Die Anschrift „An das Trauerhaus“ ist nicht mehr zeitgemäß. Richten Sie Ihr Anschreiben an „Müller GmbH, Herrn Gerhard Müller“ oder „Familie Meyer“.
  6. Am schönsten ist es, wenn ein Beileidsbrief handschriftlich verfasst wird. Falls Ihnen dies zu umständlich erscheint oder Sie oder Ihr Chef eine schwer zu entziffernde Handschrift haben, sollten zumindest die Anrede und der Gruß handschriftlich zu Papier gebracht werden.
  7. Verwenden Sie statt des Freistemplers unbedingt eine Briefmarke.

 

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