Office Korrespondenz aktuell

Zeitgemäß schreiben

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:25:53 +0000

So bringen Sie mehr Farbe in Ihren Brief

Langweilige Null-Acht-Fünfzehn-Schreiben gibt es genug. Abwechslung in Ihre Briefe bringen Sie mit bildhaften Formulierungen. Das freut Ihren Empfänger. Ein Beispiel führt Ihnen Office Korrespondenz aktuell vor Augen:

Standardversion: “Wir haben Ihren Auftrag erhalten und werden uns um eine termingerechte Ausführung bemühen.”

Bildhafte Version: “Sie haben uns beauftragt, Ihre Homepage neu zu gestalten. Nach diesem Startsignal machen wir uns nun auf den Weg. Begleiten Sie uns dabei, stellen Sie uns Ihre Wegweiser und Warnsignale auf und lenken Sie uns zu unserem gemeinsamen Ziel!”

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Empfängerfreundlichkeit: Je individueller Ihre E-Mail aussieht …

… desto eher erhalten Sie eine Antwort:

Das haben Forscher der israelischen Universität Haifa bewiesen. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail-Anfrage ignoriert wird, steigt mit zunehmender Zahl der Empfänger. Die Forscher hatten eine E-Mail an 240 Wissenschaftler versandt mit der Frage, ob ihre Universität eine biologische Fakultät habe. Um die Anfrage möglichst echt erscheinen zu lassen, stand sogar der Name einer Studentin im Absenderfeld. Die erste Gruppe der Empfänger sah nur sich selbst als Adressat. Die zweite Gruppe sah dagegen noch 4 weitere Namen im Empfängerfeld. Das Ergebnis war eindeutig: Zwei Drittel der Personen, die glaubten, alleiniger Empfänger der E-Mail zu sein, antworteten auch persönlich. Immerhin ein Drittel dieser Gruppe lieferte sogar weitere Angaben und nützliche Zusatzinformationen. Im Gegensatz dazu beantwortete nur die Hälfte der zweiten Gruppe die Anfrage – und nur 16 Prozent machten nützliche Angaben.

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Word-Tipp

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:25:29 +0000

Schreiben Sie immer wieder “sehr geerte”?

Wie Sie die Liste häufig falsch geschriebener Wörter erweitern, sagt Ihnen der Sekretärinnen-Briefe-Manager. Richten Sie Word so ein, dass es ein immer wieder falsch geschriebenes Wort – in unserem Beispiel “geerte” – zukünftig automatisch korrigiert. Erweitern Sie dazu die Autokorrektur-Liste:

Tragen Sie auf der Registerkarte AUTOKORREKTUR bei ERSETZEN die falsche Schreibweise “geerte” und bei DURCH die richtige Schreibweise “geehrte” ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

Klicken Sie auf OK. Anschließend wird der neue Begriff in die Autokorrektur-Liste aufgenommen und ab sofort automatisch von Word korrigiert.

Mehr Tipps & Tricks rund um Word lesen Sie in “Office Korrespondenz aktuell” …

Vorsicht Fehlerfalle!

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:25:07 +0000

Formulierungsfallen in Genesungsschreiben

Vor unglücklichen Formulierungen in Genesungsschreiben warnt Office Korrespondenz aktuell und nennt Ihnen bessere Alternativen:

So bitte nicht: “Wir hoffen sehr mit Ihnen auf eine baldige und vollständige Wiederherstellung Ihrer Gesundheit”: Nur Dateien werden wiederhergestellt; “baldige und vollständige” hört sich sehr nach Bürokratendeutsch und wenig nach Genesungsschreiben an. Diesem Satz fehlen Herz und Gefühl.

So ist’s besser: “Wir hoffen sehr, dass Sie bald wieder gesund sind.”

So bitte nicht: “Mit Betroffenheit habe ich von Ihrer derzeitigen Erkrankung erfahren”: Das Adjektiv ‘derzeitig’ hört sich so an, als hätte der Betroffene jede Woche ein anderes Leiden.

So ist’s besser: “Es tut mir sehr leid zu hören, dass Sie erkrankt sind.”

Erfahren Sie mehr über dieses wichtige Korrespondenzthema in “Office Korrespondenz aktuell” …

Im Rückwärtsgang Fehler entdecken

Statt ganzer Wörter einzelne Silben zu lesen, lautete der Korrektur-Tipp. Melanie Henrich aus Pfäffikon in der Schweiz kennt ebenfalls eine wirksame Methode:

Wenn man einen Text rückwärts durchliest, also nicht die Wörter verkehrt – für “Wörter lesen” nicht: “retröW nesel”, sondern “lesen-Wörter” – findet man auch viele Fehler: Dann ist das Gehirn gezwungen, nur das eine Wort zu beachten, und kann nicht gleich 2 bis 3 Wörter weiter springen!

Melanie Henrich wendet ihre Methode vor allem bei selbst geschriebenen Texten an: Die kennt man ja beinahe schon auswendig und wird so noch viel ungenauer beim Korrekturlesen!

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, lesen Sie den Text 2-mal gegen: zuerst mit der Silben-, dann mit der Rückwärts-Methode.

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Kundenbindung –

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:24:41 +0000

Nutzen Sie den Effekt des After-Sales-Briefs

Auftrag erledigt, Ware geliefert Rechnung geschickt – und danach hört der Kunde erst mal nichts von Ihnen: Das ist ein Fehler, denn:

Nach dem Kauf ist vor dem Kauf: Ein erfolgreich ausgeführter Auftrag bietet die perfekte Chance, eine stabile Kundenbeziehung aufzubauen.

Was Sie dazu brauchen, ist ein After-Sales-Brief: ein freundliches Schreiben nach der kompletten Abwicklung. Damit wecken Sie positive Gefühle: Der Kunde fühlt sich gut bei Ihnen aufgehoben.

Mit dem After-Sales-Brief etablieren Sie sich als erster Ansprechpartner bei Ihrem Kunden. Er wird bei einem erneuten Auftrag oder bei Fragen zuerst an Sie denken.

Noch ein positiver Effekt: After-Sales-Briefe bieten die Gelegenheit, den Kunden um eine Weiterempfehlung zu bitten.

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Die ideale Gelegenheit für einen After-Sales-Brief, bietet sich

1 bis 3 Tage, nachdem der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Sie können Ihr Schreiben auch nach einem Service-Einsatz im Haus des Kunden hinterlassen oder direkt nach einer Bestellung zusammen mit der Ware liefern.

Inhaltlich haben Sie viele Möglichkeiten für Ihren Kundenbindungsbrief. Vom einfachen Dank bis hin zu Produktinformationen ist alles möglich.

Die gängigste Variante für einen Kundenbindungsbrief ist ein Dank. Sie können ihn allgemein auf den Auftrag beziehen. Persönlicher wirkt der Brief aber, wenn Sie Ihre Vorlage leicht abwandeln und individuell auf den jeweiligen Auftrag eingehen.

Verbinden Sie Ihren After-Sales-Brief doch mit Produktinformationen oder Pflegehinweisen. So bieten Sie Ihrem Kunden einen zusätzlichen Nutzen.

Ganz wichtig: Am Schluss des Briefs stehen die Kontaktdaten!

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Korrespondenzetikette

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:23:07 +0000

Betreff + Anrede = Brücke zum Leser

Ein nahtloser Übergang von Betreffzeile, Anrede und Beginn des Textes bringt Bewegung in Ihr Schreiben:

Nutzen Sie die Betreffzeile als Schlagzeile: Filtern Sie Ihr Anliegen, das Hauptziel Ihres Schreibens, heraus und machen es zum Schlüsselwort – das den Leser auf die Kernaussage aufmerksam macht.

Stellen Sie mit der Anrede sofort eine Verbindung zum Leser her. Er ist gemeint, für ihn haben Sie eine Nachricht. Vergleichen Sie die Anrede mit einer Gesprächssituation, in der Sie zu Ihrem Gegenüber erstmals Blickkontakt aufnehmen.

Ein Beispiel: “Ihre Lieferfristen, Herr Schmidt, bereiten uns ganz schön Kopfzerbrechen.”

Ein anderes Beispiel: “Ihre Bewerbung, Frau Lang, hat uns beeindruckt.”

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Positiver Impuls zum Schluss

Setzen Sie einen positiven Impuls an den Schluss Ihres Schreibens, aber Vorsicht:

Vermengen Sie nicht Schluss und Gruß miteinander. Negatives Beispiel: “Wir bedauern, Ihnen mit diesem Schreiben keinen günstigeren Bescheid geben zu können, und verbleiben …” Das hinterlässt einen denkbar schlechten Eindruck beim Empfänger.

Formulieren Sie den Schluss wie auch den Betreff immer aus der Sicht des Empfängers. Beispiele: “Die wichtigsten Unterlagen zu Ihrer Information lege ich diesem Brief schon einmal bei. Haben Sie noch Fragen? Sie erreichen mich telefonisch am besten zwischen 10 Uhr und 12 Uhr.”

Wichtig: Am Schluss Ihres Schreibens sollte immer ein Appell, eine Handlungsaufforderung an den Empfänger stehen.

Erfahren Sie mehr über Korrespondenzetikette in “Office Korrespondenz aktuell” …

Korrespondenz in der Veranstaltungs-Organisation

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:22:27 +0000

Darauf sollten Sie bei Anmeldungen achten!

Achten Sie darauf, dass Anmeldeinformationen und Anmeldeformulare keinen Raum für Missverständnisse lassen. Diese Informationen liefern Sie auf dem Anmeldeformular:

Art und Thema der Veranstaltung;

Einladender oder Veranstalter;

Teilnehmerkreis und Referenten;

genauer Termin mit Uhrzeit für Beginn und Ende;

Veranstaltungsort;

Übernachtungsmöglichkeit, Zuständigkeit für Zimmerreservierungen;

verbindliche Termine für Anmeldungen und Zimmerreservierungen;

Adresse, Fax- und Telefonnummer, Ansprechpartner für Anmeldungen.

Senden Sie den Teilnehmern eine Anmeldebestätigung. Am schnellsten geht’s per E-Mail!

Viele weitere Anregungen zu diesem Thema finden Sie in “Office Korrespondenz aktuell” …

Internationale Korrespondenz – Anreden

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:21:52 +0000

Passen Sie sich in der Anrede an!

In Ihrer internationalen Korrespondenz finden Sie eine Vielzahl von Anreden, zum Beispiel:

Die Japaner hängen bei der Anrede ein höfliches “san” an den Namen. Eine Martina Schmidt würde also von einer Michiko Nagashima Post mit der Anrede “Dear Ms Schmidtsan” erhalten.

Die Empfehlung lautet: Schließen Sie sich der Praxis Ihrer Korrespondenzpartner an. Hängen auch Sie ein respektvolles “san” an den Nachnamen Ihres Korrespondenzpartners, in diesem Fall also an Frau Nagashimas Nachnamen.

Viele weitere Tipps sowie englische Musterbriefe finden Sie in “Office Korrespondenz aktuell” …

DIN 5008-Tipps

admin — Sat, 22 Mar 2008 02:21:08 +0000

Die richtige Reihenfolge für den Verteiler

Gelegentlich ist es erforderlich, dass Sie am Ende eines Schreibens einen Verteiler aufzuführen. Außer den gestalterischen Aspekten, die in der DIN 5008 geregelt sind, steht häufig diese Frage im Vordergrund:

In welcher Reihenfolge führt man die Damen und Herren des Verteilers auf?
Hier empfiehlt Office Korrespondenz aktuell:

Entscheiden Sie sich für eine rein alphabetische Reihenfolge – auch wenn der Vorstandsvorsitzende und eine Dame mit zum Verteiler gehören. Das Alphabet entscheidet über die Reihenfolge der aufgeführten Namen, weil das für jeden Leser am übersichtlichsten ist. Nennen Sie im Verteiler jeweils die Vor -und Zunamen. Das wirkt persönlicher. Die alphabetische Reihenfolge richtet sich nach dem Nachnamen.

Alles wichtige rund um die DIN 2008 lesen Sie in “Office Korrespondenz aktuell” …

EUR oder € im kaufmännischen Schriftverkehr?

Wie listen Sie Geldbeträge im kaufmännischen Schriftverkehr – also in Rechnungen oder auf Kostenvoranschlägen – auf: mit dem Euro-Zeichen €, mit der Abkürzung EUR, oder ausgeschrieben Euro?

Dazu macht die DIN 5008 folgende Vorgabe:

Im kaufmännischen Schriftverkehr darf sowohl das Euro-Zeichen € als auch die Abkürzung EUR verwendet werden. Im internationalen Schriftverkehr ist allerdings nur die Abkürzung EUR gebräuchlich. Ob Sie diese dem Betrag voran oder dahinter stellen, bleibt Ihnen überlassen. Nur im fortlaufenden Text sollte sie dahinter stehen!

Alles wichtige rund um die DIN 2008 lesen Sie in “Office Korrespondenz aktuell” …

Checkliste für Ihre Korrespondenz

admin — Sat, 22 Mar 2008 01:45:13 +0000

Verständliche Texte

Eine Checkliste für Ihre Korrespondenz …
… stellt Ihnen Office Korrespondenz aktuell – damit Sie klar, verständlich und kundennah formulieren:

Sind alle Texte auf den ersten Blick klar und deutlich erkennbar?

Sind alle Textteile übersichtlich angeordnet?

Schreiben Sie nicht mehr als 40 Zeichen pro Zeile?

Vermeiden Sie Schachtelsätze?

Benutzen Sie viele kurze Wörter mit nicht mehr als 10 Buchstaben?

Verzichten Sie auf Blocksatz, weil dieser den Lesefluss stört?

Verwenden Sie nicht mehr als 2 Grundschriftarten?

Greifen Sie auf eine gut lesbare Schrift zurück?

Sind auch Ihre Überschriften gut lesbar?

Achten Sie darauf, dass Worttrennungen nicht den Sinn entstellen?

Verzichten Sie – außer vielleicht bei Insidern – auf Spezialausdrücke?

Schreiben Sie die Wörter aus? Abkürzungen versteht nicht jeder!